≡ Menu

¡Cuidado con el Email!

¿Sabes cuantos usuarios de email hay en el mundo? ¿Sabes cuántos emails se envían cada día?

Se calcula que, actualmente, hay alrededor de 1.500 millones de usuario de email en el mundo y es muy probable que para el 2013 alcancemos la cifra de 1.900 millones (Radicati Group).

Lo emails enviados cada día superan los 250.000 millones (muchos de ellos spam y virus).

Estas cifras indican que aproximadamente un 22% de la población mundial se comunica por email, colocándolo como el “primer idioma” del mundo por encima del chino mandarín (algo más de 1.000 millones).

Es sorprendente que, con este nivel de utilización a nivel mundial, todavía cometamos errores de principiantes cuando lo utilizamos.

El email es una de las principales herramientas de comunicación a nivel profesional. Funciona de puertas afuera para comunicarnos con nuestros clientes y proveedores, pero también es perfecto para la comunicación dentro de la empresa.

Si quieres sacarle el máximo partido, debes conocer unas cuantas reglas básicas que te evitarán malos tragos.

Entre todas estas reglas, la más importante es la siguiente:

“Piénsatelo dos veces antes de enviar un email”.

Curiosa, ¿no?

¿Qué significa esto? Que no es una buena idea leer rápidamente un correo y contestarlo en el calor del momento sin dedicarle unos segundos de reflexión. Cuando haces esto, terminas enviando emails de los que luego te arrepientes: información que no corresponde, información incompleta, tono inadecuado,…

¿Por qué lo hacemos? Bueno, lo hacemos porque es demasiado fácil.

El correo electrónico es uno de los grandes inventos del siglo XX, pero también tiene una serie de inconvenientes que debes conocer:

1.- Falta de información. Los correos suelen ser breves y pueden dejar fuera información necesaria para entender correctamente el contenido del mismo. En definitiva, se pueden malinterpretar.

2.- Invitan a la velocidad. Es una herramienta tan sencilla y eficiente que puedes aumentar tu velocidad de respuesta de una forma increíble. ¡Cuidado con la velocidad! No es la primera vez que un correo con información delicada termina en manos de otro por error (ese clic en el nombre que no era, ese…).

3.- No ves la cara del otro. En la comunicación personal, interactúas con la otra persona. Estás viendo su cara, sus gestos. Tienes en cuenta el lenguaje corporal, su expresión. La correcta interpretación del mensaje depende de la combinación de todos estos elementos. Cuando te comunicas con emails, estás eliminando la parte más importante de la comunicación, el lenguaje no verbal. Es muy probable que te estés dejando algo en el tintero y que tu interpretación sea errónea.

Si no prestas atención a estos elementos, puedes terminar actuando de una manera incorrecta.

Pero todo tiene solución. Ahora que conoces algunos de los peligros del email, sólo tienes que seguir las siguientes recomendaciones y te asegurarás una comunicación tranquila y eficaz:

a.- Lee dos veces los correos. Antes de contestar, lee dos veces el correo que acabas de recibir y asegúrate de que entiendes perfectamente su contenido. Si tienes alguna duda, pide amablemente que te completen la información.

b.- Déjalo enfriar. Si el correo que acabas de recibir hace referencia a algún tema conflictivo, no lo contestes. Déjalo enfriar en la bandeja de correos entrantes y retómalo un poco más tarde cuando estés más tranquilo.

c.- Utiliza la carpeta borrador. Si, pese a todo, tienes la necesidad de contestar un correo que te ha encendido, ¡adelante! Hazlo. Este tipo de estrategias puede servirte para soltar adrenalina (no está mal hacerlo de vez en cuando). Pero no lo envíes en ningún caso. Mándalo a la carpeta borrador y vuelve sobre él un poco más tarde. Es muy probable que, cuando lo leas de nuevo, eches unas risas y lo mandes a la papelera. Es una terapia que funciona (siempre que termines borrando esa contestación y sustituyéndola por otra más apropiada).

d.- Lee dos veces tus correos antes de enviarlos. Así te asegurarás dos cosas: envías la información que quieres enviar y lo haces con el estilo adecuado (sin faltas de ortografía o puntuación, y con el nivel que se merece cualquier escrito).

e.- Escribe la dirección del destinatario al final. Uno de los errores más comunes es escribir la dirección de la persona a la que va dirigido el correo en primer lugar y, luego, redactar el correo. ¿Qué puede pasar? Que no estés del todo satisfecho con lo que estás escribiendo y que termines enviando el correo por equivocación (tocas sin darte cuenta la teclita de marras y el correo sale disparado sin tu consentimiento). Pasa mucho más de lo que puedes imaginarte. ¿Cómo evitarlo? Redacta tu correo, verifica que es correcto y, en ese momento, incluyes la dirección del destinatario. Solucionado el problema.

f.- Chequea la dirección del destinatario. ¡Cuidado, cuidado, cuidado! Las agendas son perfectas pero nos pueden gastar malas pasadas. Cuando haces clic sobre el desplegable de tus contactos, asegúrate de que haces clic sobre la dirección adecuada. Chequéalo dos veces y asunto arreglado.

g.- Utiliza un estilo elegante. El correo electrónico no puede ser el campo de batalla para ninguna pelea. Si hay un asunto caliente, trátalo con elegancia, no descalifiques, expón tus argumentos y si no llegáis a un punto de encuentro, intenta llevarte la discusión a un terreno más personal: una llamada, telefónica, videoconferencia o, el ideal, una reunión cara a cara. No te dejes llevar por la naturaleza del medio para liarte en una guerra dialéctica que no te llevará a ninguna parte.

El email es fantástico. Una gran revolución. Recuerda que sólo se volverá en tu contra si no haces una adecuada utilización del mismo. Pero si sabes cómo usarlo, es una de las mejores herramientas de comunicación con la que puedes contar.

¿Tienes más consejos para ayudarnos a mejorar la utilización del correo electrónico?

Foto: Hannaford / Flickr

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someonePrint this page

{ 0 comments… add one }

Leave a Comment