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¡La Extraordinaria Importancia De Los Sistemas!

¿Cuántas veces has tenido la sensación de estar atornillando de nuevo el mismo tornillo una y otra vez? Si no lo recuerdas, te puedo refrescar la memoria: cientos de veces.

Por lo general, tenemos una tendencia natural a repetir tareas una y otra vez en lugar de aprender de lo ya realizado, mejorarlo y utilizarlo para futuras ocasiones.

¿Qué quiero decir con esto? Algo tan sencillo como que, cuando empezamos a hacer algo, lo hacemos pensando en terminarlo y sin mirar mucho más allá.

Es algo natural, aunque resulta poco práctico. Es decir, tenemos algo que hacer, lo hacemos y a por otra cosa. Si, más tarde, tenemos que realizarlo de nuevo, ningún problema, empezamos desde el inicio otra vez, repetimos todo el proceso (atornillamos otra vez el mismo tornillo) y  tarea completada.

Lamentablemente, esta manera de actuar no es del todo válida. Efectivamente, al final del camino, la tarea o proceso se termina, pero se podría haber hecho mucho mejor.

Te propongo una alternativa: utiliza Sistemas.

¿Qué son los sistemas? Una serie de acciones que realizadas de la misma manera te proporcionan resultados predecibles.

Ponte en situación. Una vez más, tienes que repetir una tarea, pero en esta ocasión las cosas son diferentes. Cuando te tocó hacerla por primera vez, pensaste que era muy probable que se repitiese en el futuro y tomaste tus medidas:

1.- Analizaste toda la tarea antes de ponerte manos a la obra. Estudiaste los distintos pasos que tenías que realizar para poder completarla finalmente.

2.- Investigaste cuál era la mejor forma de llevarlos a cabo. Hiciste tus pruebas y por fin te decidiste por la que más te convenció.

3.- Recopilaste todas las herramientas que necesitabas para completar la tarea. Las identificaste y las guardaste en un sitio al que pudieses volver cuando las necesitases de nuevo.

4.- Documentaste todo el proceso. No te bastó con hacerlo y hacerlo bien, sino que cogiste papel y boli y fuiste reflejando todo lo que ibas haciendo para tener una referencia en el futuro.

Al final, terminaste tu trabajo. ¡Fantástico! Pero además, más fantástico aún, dejaste una guía sobre cómo hacerlo.

Ahora, los que tengan que repetirlo una vez más (quizá tú mismo) ya no tendrán que empezar todo el proceso desde el inicio. Sólo deberán poner en funcionamiento el sistema que tú has diseñado y adelante. Es decir, no tendrán que pensar sobre lo que tú ya has pensado, ni decidir sobre acciones de poco valor que ya se han evaluado previamente.

¿Qué consigues con todo esto?

a.- Ahorrar tiempo. No vuelves a hacer muchas de las cosas que ya se hicieron antes (buscar información, construir bases de datos,…).

b.- Evitar errores. Ahora, sólo hay una manera de hacerlo que depende del sistema. Anteriormente, tenías tantas formas de realizarlo como personas encargadas de hacerlo. Coge tu sistema y dedícate a mejorarlo.

c.- Centrar a las personas en tareas que aportan más valor a tu compañía. Libérate tú y tus empleados de la repetición de tareas repetitivas y burocráticas. El tiempo hay que dedicarlo a ser más productivo.

Merece la pena dedicarle el esfuerzo necesario para que las tareas que menos nos interesan y aportan poco valor se realicen una única vez, pero se realicen bien y no tengamos que volver sobre ellas en el futuro.

Pon tu sistema en marcha y dedícate a gestionar tu negocio.

 

Salvador Figueros

Foto: Steve Snodgrass / Flickr

 

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