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Cómo Mejorar la Productividad de tus Reuniones

¿Cuándo fue la última vez que participaste en una reunión que merecía la pena? Si eres como el común de los mortales que trabaja en una compañía estándar, es muy probable que no recuerdes ese momento.

Vivimos en un mundo en el que el tiempo se ha convertido en tu bien más preciado. Cada vez tienes que gestionar más actividades, más trabajo, más estrés,… y más reuniones.

Reuniones para transmitir información, para contar novedades, para comprobar que se han entendido bien las novedades, para alinear a distintos departamentos, para desalinearlos, para…. Reuniones para todo.

Las reuniones pueden estar bien o mal, pero lo que todas tienen en común es que consumen parte de tu tiempo. Sí, el día tiene 24 horas y no parece que vaya a cambiar por el momento. Es decir, todo lo que hagas durante todo ese tiempo que carezca de sentido lo estás tirando directamente a la basura.

¡ADVERTENCIA! No malgastes tu tiempo en reuniones que no sirven para nada.

Hay unan serie de elementos que yo llamo Killers (asesinos) de reuniones y que tienes que evitar a toda costa tanto si eres la persona que provoca la reunión o, simplemente, estás convocado:

KILLERS

1.- No tener un objetivo claro. Lo primero que hay que definir es para qué va a servir la reunión. Si no tienes un objetivo lo suficientemente claro, espera hasta que éste aparezca.

2.- Tratar temas de poca importancia. Te he dicho que el tiempo es tu mayor activo. Cuando lo pierdes no puedes recuperarlo. No lo malgastes en reuniones que son intrascendentes. No todos los temas merecen una reunión. Si tienes que comunicar algo que no es lo suficientemente importante, utiliza otros canales.

3.- Prepararse insuficientemente. Hace mucho tiempo asistí a un curso de ventas donde se repetía constantemente que “la preparación es la clave del éxito”. No puedo estar más de acuerdo. Si quieres aprovechar tu tiempo y hacer que los demás aprovechen el suyo, prepara y haz que preparen los contenidos que se van a tratar en la reunión. Sólo así te aseguras que, de ahí, salgan resultados interesantes.

4.- La poca idoneidad de los asistentes. Evita convocatorias multitudinarias amparándote en el principio de “a este departamento también le puede afectar”. Localiza a aquéllos que realmente tienen una implicación clara en el tema a tratar y ciñe la convocatoria a grupos reducidos donde todos puedan tener participación y aportar.

5.- No tener una agenda preparada. Estructura la reunión en función de los contenidos que vas a tratar. Refleja los diferentes contenidos y el enfoque qué quieres que se le de. Todos deben saber de qué se va a hablar y qué se espera conseguir.

6.- No controlar el tiempo. Los puntos de tu agenda deben llevar un tiempo asignado y, además, debes ser inflexible a la hora de hacerlo respetar. No dejes que la reunión empiece a derivar alejándose del tema o temas principales. Corta todo lo que no se ciña al objetivo de la reunión. Si hay un punto en concreto que merezca más tiempo, dáselo a costa de otros que puedan tratarse más rápidamente o traslada su tratamiento a un momento posterior en el tiempo con las condiciones adecuadas.

7.- No reflejar en algún sitio las conclusiones de la reunión. Llámale acta o como te parezca más oportuno, pero deja constancia de lo que se ha hablado. Hablar por hablar puede ser divertido pero no es nada productivo. Debe quedar un histórico de lo tratado con el fin de volver a él cuando sea necesario y evitar reuniones posteriores.

8.- No hacer un seguimiento de las conclusiones. Todas las reuniones sirven para clarificar uno o varios puntos y, a partir de ahí, actuar como corresponda. De poco servirá montar reunión tras reunión si no eres capaz de hacer un seguimiento de las tareas que se deben emprender para poner en marcha las conclusiones de estas reuniones.

Ahora que ya conoces los Killers de las reuniones, quiero darte dos consejos para mejorar la productividad de tus reuniones:

CONSEJOS PRODUCTIVOS

1.- No hagas reuniones. ¿Qué es esto? Sí, la mejor forma de evitar la increíble pérdida de tiempo que va asociada a muchas reuniones es, simplemente, no hacerlas. Piénsatelo dos veces antes de convocar una reunión. Me atrevo a decirte que el 99% de las reuniones son evitables. En la mayoría de los casos se convocan por inercia. No nos gusta estar aislados. Disfrutamos interactuando, relacionándonos. Eso está muy bien, pero hay otras formas de hacerlo (tómate un café,…). Si eres capaz de pensártelo con tranquilidad antes de mandar el correo de convocatoria, te darás cuenta de la cantidad de reuniones que eres capaz de evitar. Hazte un favor a ti y a los tuyos y ahórrate ese tiempo perdido.

2.- Evita los 8 Killers del tiempo que te he comentado. Si no hay más remedio que convocar la reunión (¡qué le vamos a hacer!), asegúrate de que evitas los Killers que te he comentado con anterioridad. Al principio te puede parecer un poco farragoso, pero cuando cojas una cierta práctica, verás como eres capaz de preparar, ejecutar y dar seguimiento a las reuniones de una manera más productiva.

El tiempo está de tu lado si sabes aprovecharlo, pero puede ser tu mayor enemigo cuando no dedicas el esfuerzo necesario a organizarlo de una forma lógica.

No dejes que la inercia acabe con tu activo más importante.

Salvador Figueros

Foto: bsabarnowl / Flickr

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