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Guía Rápida De Negociación Para PYMES

guía rápida de negociación para pymes

 

“Vivimos en un mundo de negociación. Desde que nos levantamos por la mañana, tanto si nos damos cuenta o no, estamos negociando. Negociamos con nuestras parejas, con nuestros hijos, con nuestros padres,… Cuando llegamos al trabajo, negociamos con nuestros jefes, nuestros compañeros, nuestros empleados,… y, por supuesto, con nuestros clientes, proveedores,…

Si hacemos un cálculo de cuánto tiempo pasamos negociando, muchos dirían que dedican más del 50% de su tiempo a negociar. Algunos incluso apuntarían más alto.

En el momento actual, la negociación se ha convertido en una de las habilidades más importantes para cualquier manager”.

Éstas son palabras de William Ury, autor de “Obtenga el Sí” y una de las autoridades mundiales en temas de negociación.

No sé si dedicamos el 50% de nuestro tiempo a negociar. La verdad es que no tengo ni idea de cuál es la cantidad exacta. Da lo mismo, sea cual sea seguro que es muy alta. Negociar es una habilidad fundamental. Una habilidad que debemos desarrollar todos. Es importante en nuestro entorno personal y profesional. La razón es simple. Si negocias bien, obtienes mejores resultados. Sencillo.

¿Un buen negociador nace o se hace?

Por lo general, suele haber algo de confusión. Pensamos que los grandes negociadores tienen algún tipo de característica innata que les diferencia de los demás. Que les hace mejores negociadores.

Seguro que hay algunos elementos de tu personalidad que pueden influir en el resultado de tus negociaciones. Seguro que es así, pero por encima de cualquier característica particular que puedas tener, los resultados de tus negociaciones dependen de cómo las prepares. No hay mucho más. La preparación es la clave del éxito para casi todo. También para las negociaciones.

¿Cómo negocian las pequeñas compañías?

Hay de todo, pero, por lo general, las pequeñas compañías negocian más con la intuición que con el método. Puede funcionar en algunas ocasiones, pero es probable que no te asegure unos resultados consistentes a lo largo del tiempo.

Este post es un post de negociación. Es un post de negociación para pequeñas compañías, para pequeños negocios.

Todos podemos negociar y todos podemos aprender a hacerlo cada vez mejor. Tienes que saber que existe un método, bueno… existen muchos, pero sea cuál sea el método te debe enseñar a organizar las ideas y a definir una manera de actuar.

Guía rápida de negociación para pequeñas compañías

Aquí vamos a ver un método. Un método para ti, para cualquiera que quiera mejorar sus negociaciones. Un método sencillo basado en la “preparación”.

La preparación es la clave de todo. La preparación te va a permitir dibujar el escenario antes de que se produzca, entender cómo es la otra parte, cuáles son sus objetivos, cuáles son los tuyos, qué puntos de encuentros tenéis,…

La preparación te va a ayudar definir tu hoja de ruta. ¿Después? Después, sólo tienes que seguirla y tener la suficiente flexibilidad para adaptar tu comportamiento a los posibles giros que se vayan produciendo.

La preparación de cualquier negociación se basa en 10 puntos fundamentales. Si los trabajas adecuadamente, no te aseguras la mejor negociación posible, pero aumentas de forma exponencial tus probabilidades de cerrar buenas negociaciones.

1.- Consigue información sobre la otra parte

Es así. Para negociar bien, debes conocer perfectamente cómo es la otra parte. ¿Qué significa esto? Pues que tienes que saber qué es todo lo que hace.

No basta con conocer el objeto por el que se relaciona contigo. Tienes que conocer cuanto más mejor. Cuáles son todos sus productos o servicios. Cuáles funcionan mejor. Dónde tiene más necesidad…

También es importante que sepas cómo está su mercado. ¿Está creciendo? ¿Está pasando por alguna situación complicada? ¿Su situación financiera? ¿Es buena? ¿Pasa por dificultades?…

¿Cómo son las personas con las que vas a negociar? Ésta es una pregunta importante. Los negocios se hacen entre personas y las personas somos distintas. Algunas facilitan las cosas. Otras las complican. Es importante que sepas de antemano cómo son estas personas. Es la mejor manera de saber cómo tienes que tratar con ellas.

2.- Define la posición de poder

Éste es uno de los elementos más importantes en la preparación de cualquier negociación. La parte que tiene la mayor posición de poder suele ser la parte que saca el mejor resultado de la negociación.

Tener la posición de poder dominante en una negociación es importante, pero es mucho más importante saber qué hace que tu posición de poder aumente.

Tu posición depende de muchos factores. Quizá el más importante son las alternativas de las que dispones. Cualquier negociación sin alternativas te deja en una situación peligrosa. Básicamente vas a tener que aceptar lo que te ofrezcan.

Antes de entrar en una negociación, es importante estudiar todas las alternativas que tienes a tu alcance. Cuantas más alternativas encuentres, mayores son las posibilidades de gestionar la negociación en el sentido que te interesa.

La información también es crítica. La información que has recogido en el primer punto te va a permitir dirigir la negociación. Te va a ayudar a entender tus propios límites y los de la otra parte. Te va a iluminar las zonas grises.

Hay otros elementos importantes como el peso que tiene la otra parte en tu facturación si es un cliente o la capacitación negociadora tuya y de tu interlocutor o el tiempo de que dispone cada uno para cerrar el acuerdo.

Todos estos elementos son importantes y todos te ayudan a establecer tu posición de poder en la negociación. Tienes la obligación de conocerlos.

3.- Evalúa la relevancia de la negociación

Todas las negociaciones no son iguales. Las hay más y menos importantes. También el esfuerzo de negociación es diferente. El esfuerzo de negociación es directamente proporcional a la importancia de lo negociado.

Tiene sentido. Cuando lo que estás negociando es algo que afecta de una manera determinante al resultado de tu negocio, el esfuerzo es máximo. Es relevante. Tienes que poner todo de tu parte para conseguir un buen acuerdo.

Cuando lo negociado es irrelevante, no le dediques demasiado esfuerzo. No prepares grandes estrategias de negociación para algo que no lo merece. Hay demasiadas cosas importantes en la gestión de tu negocio como para perder el tiempo en negociaciones que no te aportan nada diferencial.

4.- Calibra la necesidad de mantener relaciones

Aprovechar las debilidades de la otra parte para conseguir un buen resultado está bien. Si tu interlocutor tiene puntos débiles (necesidad, falta de tiempo, inexistencia de alternativas,…) tienes que conocerlos. Tienes que conocerlos y tienes que utilizarlos. Las debilidades de los demás aumentan tu posición de poder.

En muchas negociaciones, gracias a tu posición, puedes llevar a la otra parte a una situación complicada. Ir más allá de lo razonable. Exprimir la última gota.

Recuerda que negocias con personas y a nadie le gusta perder. Saca ventaja de tu posición de poder. Consigue un gran resultado en la negociación. Pero no dejes a la otra parte con la sensación de haber sido atropellado.

Puede ocurrir por muchos motivos. Un precio ridículamente alto. Trato personal inadecuado. Falta de respeto por la entidad o por las personas… Los motivos pueden ser muchos, pero todos dejan una sensación desagradable en tu interlocutor.

Cuando una de las partes piensa que han abusado de la posición de poder, que no han sido justos, no se siente bien y es muy probable que rompa relaciones y no vuelva a entrar en un proceso de negociación contigo de la misma manera.

Este tipo de negociaciones donde llevas las cosas al límite no son recomendables. Tu negocio puede dar muchas vueltas. El proveedor que hoy no es imprescindible mañana puede convertirse en el único proveedor de una categoría. La persona que hoy trabaja en el lado débil, mañana puede trabajar en el lado fuerte. La compañía que… Siempre es mejor sentarse en una mesa de negociación con alguien dispuesto a encontrar la mejor solución que con alguien que sólo piensa en devolverte la jugada.

Al final es tu decisión. Pero si decides exprimir hasta la última gota de la otra parte, asegúrate de no necesitarle en el futuro.

5.- Controla el tiempo

Hay un refrán español que define muy bien la importancia del tiempo: “las prisas sólo son buenas para los ladrones y los toreros malos”.

El tiempo es un elemento definitivo en cualquier negociación. Hay una regla muy sencilla que debes conocer. El que dispone de más tiempo para cerrar un acuerdo tiene más probabilidades de cerrar un buen acuerdo.

Cuando no tienes tiempo, sufres una doble presión. La de cerrar el mejor acuerdo posible y la de cerrar el acuerdo antes de determinada fecha.

Si estás en el lado débil, si no cuentas con demasiado tiempo para cerrar la negociación, no des la información, no muestres tu ansiedad por llegar a un acuerdo. Cuando el otro negociador sabe que el tiempo es un problema para ti, sólo tiene que esperar tranquilamente para ver cómo poco a poco vas rebajando tus peticiones.

El otro lado es más gratificante. Tienes tiempo. Lo sabes y tienes que hacer que tu interlocutor lo sepa. A partir de ahí, tienes que controlarlo, manejarlo y hacer que funcione en tu beneficio. Planifica el proceso de negociación para poner presión en los tiempos de la otra parte.

6.- Determina tu estilo de negociación

Aunque hay muchos estilos de negociación, podemos resumirlos en dos: los terroristas de la negociación y los colaboradores.

Los terroristas sólo tienen un objetivo, ganar. No les importa demasiado la otra parte. No les importa el resultado que puedan obtener. No les importa la situación en la que se puedan quedar. Lo único que realmente les importa es competir y ganar.

Estos negociadores son peligrosos. Si no encuentran un interlocutor con la suficiente personalidad, pueden llevárselo todo. La condescendencia no funciona. Para negociar con un terrorista de la negociación hay que ponerse a su nivel. Trabajar de igual a igual y desde ahí intentar reconducir la negociación.

Los negociadores colaboradores son distintos. Éstos se sientan en una mesa de negociación con la idea de colaborar. Con la idea de encontrar soluciones que puedan ser ventajosas para las dos partes.

Su mentalidad es diferente. La negociación no consiste en llevarme más que tú. La negociación consiste en hablar y ver cómo podemos hacer que la tarta sea más grande. Que en lugar de repartirnos 100 nos repartamos 200. Que todos ganemos más.

El estilo de negociación depende de tu personalidad y del estilo de la otra parte. Los que son competidores compiten constantemente. Les cuesta mucho cambiar su forma de ser. Cuando se sientan en una mesa de negociación quieren ganar ellos. Son los terroristas de la negociación.

Los negociadores menos emocionales son más colaboradores. ¿Qué quieren obtener en una negociación? El mejor resultado posible. Éste resultado no pasa por ganar al otro. Pasa por ganar más. Por explorar posibilidades donde todos pueden mejorar su resultado.

Todo esto depende de ti, pero el estilo más rentable es el colaborador. Aunque como te he comentado antes, a veces hay que ponerse al nivel de tu interlocutor, convertirse en un terrorista de la negociación, plantar cara y, desde ahí, llegar a otro tipo de posturas más convenientes para todos.

7.- Establece tu punto de fuga

El punto de fuga es la información fundamental que todo negociador debe conocer. No puedes entrar en una negociación sin saber cuál es el punto a partir del cual no merece la pena seguir negociando.

Quizá es uno de los errores típicos de los negociadores novatos. Empiezan a negociar sin saber muy bien dónde les puede llevar esa negociación y terminan en sitios pocos recomendables.

El punto de fuga funciona como un marco. Cuando sabes en qué momento tienes que abandonar una negociación, conoces el terreno en el que estás jugando. Dentro de ese terreno juegas. Pero, cuando vas más allá de los límites, dejas de jugar. Abandonas. Ése es el objetivo de los puntos de fuga: saber cuándo hay que dejar la negociación.

¿Cómo sabes dónde está el punto de fuga? Es fácil. Es el punto en el que aparecen otras alternativas. Negocio contigo hasta un determinado límite (precios, servicio,…). A partir de ese límite, hay otros que pueden ofrecerme lo mismo. A partir de ese límite, ya no te necesito porque tengo más alternativas.

Es importante tener en cuenta que una de las alternativas que tienes que contemplar es la de quedarte como estás. Es probable que haya negociaciones donde lo mejor que puedes hacer es nada. Simplemente, dejas de negociar y sigues en la misma situación en la que estabas anteriormente.

8.- Decide las concesiones que estás dispuesto a hacer

Las negociaciones funcionan así, con concesiones. Las dos partes tienen que estar dispuestas a intercambiar concesiones con el fin de acercar posturas. Es inteligente definir de antemano un plan de concesiones con el fin de saber qué puedes conceder y en qué momento.

En el juego de concesiones tienes que asumir una premisa básica: todo se puede negociar. Tienes que abrir tu mente y considerar todas las posibilidades a tu alcance: precio, plazos de entrega, nivel de calidad, servicio, formación, recursos, tiempo del acuerdo,… Cuantas más posibilidades contemples, mejor será tu plan de concesiones y mayores las probabilidades de cerrar buenas negociaciones.

Otro punto importante es el valor de las concesiones. Sí, las concesiones que haces tienen valor y este valor no tiene porqué ser el mismo para las dos partes. ¿Qué quiero decir? Quiero decir que es una buena estrategia intercambiar activos o hacer concesiones que valores menos que la otra parte.

Por ejemplo, a un cliente le puede resultar más atractivo la extensión de una garantía que la rebaja del precio. Aumenta la garantía antes de cargarte tu margen. Es una buena idea identificar este tipo de concesiones y sacarles el máximo partido.

Todavía, hay más estrategias que te pueden ayudar. Una en especial. Yo le llamo el todo y las partes. Las matemáticas nos dicen que la suma de las partes es el todo, pero la psicología nos dice algo muy distinto. Para la psicología, la suma de las partes es más grande que el todo.

¿Qué significa todo esto? Sencillo. Debes dividir el activo que intercambias en la negociación en tantas partes como te sea posible. La concesión del todo a través de sus partes se percibirá como una mayor concesión que si se hubiese realizado una única concesión con el todo.

Las concesiones tienen la finalidad de crear valor para las partes. Así, mejoramos la predisposición para conseguir nuestros objetivos.

9.- Utiliza criterios objetivos

La interpretación libre no es una buena característica para ninguna negociación. Si en el contenido del acuerdo hay algún elemento que debe ser medido o evaluado, hay que acordar una fuente externa y objetiva que aporte el dato.

Cualquier otra fórmula que no sea así de transparente puede provocar dudas y acabar con la posibilidad de acuerdo.

Piensa en cualquier contrato que se renueve año a año y que incorpore en el precio el nivel de inflación. No tendría mucho sentido que una de las partes aportase el dato de inflación. No sería creíble por tratarse de una parte interesada.

¿Qué habría que hacer? Buscar una fuente externa que sea aceptada por todos. En el caso del ejemplo es fácil. El dato a utilizar sería el Índice de Precios de Consumo publicado por el Instituto Nacional de Estadística.

Es probable que en otros casos no sea tan sencillo. Es probable que haya que buscar más. Da lo mismo. Hay que hacerlo. Los criterios objetivos de evaluación son una parte fundamental de cualquier negociación donde haya que medir algo.

10.- Plantea tres alternativas

¿Por qué alternativas? Porque sí. Porque es la mejor manera de evitar que una negociación se bloquee.

Seguro que has planificado correctamente la negociación. Seguro que has hecho tus deberes. Seguro que crees que lo que vas a plantear es la mejor solución. Entonces…¿dónde está la necesidad de plantear más opciones?

La necesidad está en tu interlocutor. Él puede pensar de una manera diferente. Puede pensar que la solución que le propones no es la correcta. ¿Hay otras alternativas? ¿No? Negociación terminada.

Las alternativas evitan atascos y abren posibilidades. Además, son la mejor argumentación para defender tu solución ideal. Sirven para comparar. Cuando las gestionas correctamente, puedes explicar qué es lo que aporta cada una de ellas y cuál puede ser la más idónea según qué condiciones.

¿Por qué 3 alternativas? Porque 3 es el número mágico. Dos alternativas son pocas para comparar y cuatro son demasiadas para calibrar. Tres alternativas te permiten plantear un escenario abierto y flexible y te da la oportunidad de argumentar entre ellas para conseguir poner el foco sobre la que te interesa.

Prepara bien tus alternativas. Da suficientes opciones a la otra parte. Demuéstrale tu flexibilidad. Cuando lo haces correctamente, los resultados de tus negociaciones mejoran.

Las negociaciones dependen de muchos factores. Unos tienen más peso que otros. Si tuviese que apostar por alguno, lo haría sin duda por la preparación. La preparación es la clave del éxito. Cuando preparas, llegan los resultados.

Aquí tienes 10 puntos para mejorar la preparación de tus negociaciones. Da lo mismo que tu compañía sea pequeña, que no tengas demasiada experiencia. Es igual. Si sigues estos 10 puntos aprenderás a negociar, cerrarás mejores acuerdos y conseguirás más resultados.

Salvador Figueros

Foto: tanakawho / flickr

 

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